Es werden nur bereits vorhandene Daten genutzt. Sie liegen öffentlichen Stellen sowie Behörden, den Energieversorgern und Schornsteinfegern vor oder sind in öffentlich zugänglichen Registern oder Datenbanken enthalten und können von den planungsverantwortlichen Stellen erhoben bzw. abgerufen werden. Bürgerinnen und Bürger müssen keine Daten an die planungsverantwortliche Stelle übermitteln.

Die erhobenen Daten unterliegen der Datenschutzgrundverordnung. Die planungsverantwortlichen Stellen benötigen für die Durchführung der Wärmeplanung Energieverbrauchsdaten, alternativ Bedarfsabschätzungen, sowie Daten zu bestehenden Wärmeerzeugern, zu Gebäuden und zu Energieinfrastrukturen. Die Daten werden, falls ein Personenbezug möglich wäre, in aggregierter Form erhoben. Die Daten machen u. a. transparent, ob in bestimmten Teilgebieten ein besonderes Potenzial für Energieeinsparungen im Gebäudebereich besteht. Rechtliche Pflichten für den Gebäudeeigentümer sind damit nicht verbunden. Es geht hierbei – wie bei der Wärmeplanung insgesamt – darum, der planungsverantwortlichen Stelle einen Überblick darüber zu geben, wie die Wärmeversorgung innerhalb ihres Gebietes aktuell organisiert wird und welche Potenziale bestehen.

Ein Beispiel: Das Statistische Bundesamt hat für den sog. Zensus 2022 auch eine Gebäude- und Wohnungszählung vorgenommen. Dabei wurden auch die in dezentralen Heizungen eingesetzten Energieträger bei den Eigentümerinnen und Eigentümern abgefragt. Die Ergebnisse werden voraussichtlich Ende 2023 / Anfang 2024 veröffentlicht, sodass diese Daten auch für die Wärmeplanung genutzt werden können.